情緒学級担任の仕事は、予定どおりに進むものばかりではありません。
子どもの状態によって授業の流れを変えたり、突然のトラブルに対応したり、保護者や校内の職員と情報を共有したりする必要があります。
そのため、予定を隙間なく詰め込むようなタイムマネジメントは、情緒学級担任にはあまり向いていません。
必要なのは、すべての仕事を急いで終わらせることではなく、定型的な業務を圧縮し、子どもや保護者への対応に使える時間と余力を残しておくことです。
私自身も、原則として仕事は勤務時間内で完結させることを基本にしていました。
勤務時間外にはみ出す仕事が常態化している場合は、単に作業速度を上げるだけではなく、仕事のやり方、分担、優先順位、仕事そのものの必要性を見直す必要があります。
この記事では、私が情緒学級担任として実践していた仕事の圧縮方法と、優先順位の付け方を紹介します。
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仕事を圧縮する目的は、子どもに対応する余白を作ること
最初に押さえておきたいのは、何のために仕事を圧縮するのかということです。
情緒学級担任の仕事の中心は、子どもの姿を観察し、見立てを作り、必要な支援や教育を行うことです。
そのため、次のような仕事は安易に削るべきではありません。
- 子どもの観察と記録
- 子どもの安全に関わる対応
- 見立てや支援方法の検討
- 教室環境の整備
- 保護者との情報共有
- 支援員や交流学級担任などとの連携
こうした仕事には、相手があります。
予定外の出来事が起こることも多く、何分あれば終わると正確に見積もることも難しいでしょう。
だからこそ、書類作成や教材準備など、比較的予測しやすい仕事を圧縮します。
子どもへの対応を急いで終わらせるためではありません。子どもに必要な対応が生じたときに、落ち着いて動ける余白を残すためです。
仕事の優先順位を決める
仕事が重なったときは、締切が近いものから機械的に処理するのではなく、止めたときの影響を考えます。
私は、基本的に次の順序で考えていました。
1．安全と現在進行中の子どもへの対応
子どもの安全や心身の状態に関わることは最優先です。
教室内でトラブルが起きている、強い不安を感じている子どもがいる、予定していた活動を続けることが難しいといった場合は、他の仕事を止めて対応します。
2．自分のところで止めると、他の人が動けない仕事
提出、確認、返答など、自分の処理が終わらないことで他の職員の仕事まで止まるものは早めに処理します。
自分一人の仕事であれば後から調整できますが、他の人の予定まで止める仕事は影響が広がります。
3．その日のうちに共有すべき情報
子どもの様子や保護者からの連絡など、その日のうちに共有した方がよい情報も優先度が高くなります。
時間がたつほど記憶が曖昧になり、支援の足並みも揃いにくくなるからです。
4．今後の負担を減らす仕事
子どもの記録、見立て、環境づくり、支援方法の整理などは、今すぐ締切が来る仕事ではない場合もあります。
しかし、後回しにすると同じ問題への対応を繰り返すことになります。
今後の負担を減らす重要な仕事として、あらかじめ時間を確保しておきます。
5．期限のある事務仕事
提出書類などは、期限から逆算して処理します。
ただし、期限直前まで触らずに置いておくのではなく、早めに一度内容を確認しておくことが大切です。
6．定型化や代替が可能な仕事
教材の装飾、掲示物の作り込み、すでに代替物がある資料などは、時間をかける優先度が低い仕事です。
完成度を上げても子どもへの効果がほとんど変わらない部分は、標準的な型で済ませます。
まずは仕事に早めに触る
仕事を圧縮するうえで、特に重要なのが「早めに一度触る」ことです。
早めに触るといっても、その場で完成させる必要はありません。
ファイルを開き、内容を確認し、次に何をする必要があるのかを把握するだけでも十分です。
一度触ることで、次のことが分かります。
- いつまでに終える必要があるのか
- どの程度の作業量なのか
- 過去の資料を利用できるのか
- 自分一人で進められるのか
- 誰かへの確認が必要なのか
- どの部分に時間がかかりそうなのか
締切直前になってから初めて開き、他の職員への確認が必要だと分かっても、すぐには進められません。
早めに少し触っておけば、仕事の全体像を把握できる時間が長くなります。
圧縮の勘所は、実際に仕事を見なければ分かりません。まずは少し触り、どこを削れるのか、何を残すべきなのかを確認します。
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日々の簡単な記録を習慣にする
情緒学級担任の仕事では、子どもの姿を記録することが、見立てや支援を考える土台になります。
一日に一件か二件程度でもよいので、子どもの具体的な姿をメモします。
毎回、正式な記録を書く必要はありません。
「いつ、何をして、どのような様子だったのか」を、30秒から1分程度で残せば十分です。
短い記録を日常的に残しておくと、個別の教育支援計画や指導計画、保護者への説明、校内での情報共有にもつなげやすくなります。
後からすべてを思い出そうとすると、多くの時間が必要になります。
日々少しずつ材料を残すことも、結果的には大きな仕事の圧縮になります。
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2分で終わる事務仕事は溜めない
提出、回覧、簡単な記入など、短時間で終わる事務仕事は、可能な範囲でその場で処理します。
目安は2分程度です。
こうした仕事の多くは、考える時間よりも、手を動かせば終わる仕事です。
後でまとめてやろうとして保留すると、
「どこまで確認したか」
「何を記入する必要があったか」
をもう一度考えなければなりません。
ただし、どのような場面でも2分の仕事を優先するわけではありません。
子どもへの対応中や、見立てなどの集中して考える仕事をしている途中で、細かな事務仕事に次々と反応すると、重要な仕事が進まなくなります。
事務処理をしている時間に入ってきた短い仕事は、その場で処理するという程度に考えるとよいでしょう。
未処理の仕事を溜めにくい環境を作る
私は、職員室の机に未処理書類を溜めないようにしていました。
キャリアの途中からは、書類を一時的に入れておくレターケースも置かなくなりました。
置く場所がなければ、回ってきた書類をその場で確認し、提出する、回覧する、必要な場所へ保管するといった処理をするようになります。
ただし、学校によっては、確認待ちや提出待ちの書類を置く場所が必要な場合もあります。
重要なのは、レターケースを置かないことそのものではありません。
未処理書類の入口を限定し、どこに何があるか分からない状態を作らないことです。
未処理書類を置くのであれば、一か所だけにします。置ける量にも上限を設けます。
PCのデスクトップも同様です。
私の場合は、学校内のデータへアクセスするためのフォルダと、その時期に頻繁に使うファイルへのショートカット以外は、ほとんど置いていませんでした。
ファイルが散らばっていると、必要な情報を探すたびに時間と集中力を使います。
物理的な机とPC内の両方で、仕事の動線を単純にしておくことが大切です。
ToDoを頭の外に出す
机上に置いていたものの一つが、ToDo用の小さな付箋です。
書いていたのは、主に次の内容です。
- 今日中に行うこと
- 今すぐには触れないが、今日か明日に処理すること
- 誰かに確認したことや返答待ちの仕事
- すでに完了したこと
すでに終わった仕事でも、付箋に書いて横線を引くことがありました。
完了したことを見える形にすると、何が終わり、何が残っているのかを把握しやすくなります。
頭の中だけで覚えておこうとすると、作業中も別の仕事が気になります。
ToDoに書き出せば、今取り組んでいる仕事に集中できます。
その仕事が本当に今日中に必要なのか、明日に回しても問題ないのかを判断する際にも役立ちます。
ゼロから作ろうとしない
仕事に時間がかかっているときは、そもそも自分で一から作る必要があるのかを考えます。
学校の仕事には、すでに型や過去のデータがあることが少なくありません。
作り始める前に、次の場所を確認します。
- 校内の共有フォルダ
- 昨年度や過去のデータ
- 学年や校務分掌で使われているテンプレート
- 市販教材や教材サイト
- 同僚が過去に作成した資料
何もないように見えても、過去のフォルダにデータが残っていることがあります。
見つからない場合は、同僚に尋ねます。
「この仕事について過去のデータを探したのですが、見つかりませんでした。以前はどのように進めていたかご存じですか」
と確認するだけで、ゼロから作る必要がなくなることもあります。
学習プリントも、毎回自作する必要はありません。
学校にある教材や、市販教材、利用可能な教材サイトなどを使い、目的に合うものがあれば積極的に利用します。
自分で作りたくなったときほど、すでに完成したものがないかを先に探します。
繰り返す仕事は「型」にする
何度も行う仕事は、同じ作業や判断を繰り返さないようにします。
例えば、毎月提出する書類があるなら、毎回変わらない部分をあらかじめ記入したひな型を作っておきます。
ただし、児童名、日付、人数、その時点の状況など、変化する情報が残ったまま使い回されないように注意が必要です。
行事や定例業務についても同様です。
行事が終わった後に改善点が見つかり、来年度も使える変更であると判断できた場合は、次年度用のたたき台にその場で反映しておきます。
単に反省点を文章で残すだけでなく、実際に使える形に修正しておくということです。
保存する際は、
- 現年度の正式データを直接上書きしない
- 「次年度たたき台」と明記する
- 変更点や変更理由を残す
- 個人情報が残っていないか確認する
といった点に注意します。
一度行った改善を型として残せば、翌年度に同じことを考え直す必要がありません。
自分の仕事にかかる時間を測る
仕事の時間を見積もるには、自分がそれぞれの作業にどのくらい時間を使っているのかを知る必要があります。
そのためには、タイマーを使って実際に測るのが効果的です。
私は、2分から3分程度の砂時計を使っていました。
残り時間が目で見えるため、
「この仕事を3分で終えられるか」
と考えるきっかけになります。
時間を測ると、仕事を雑に済ませるのではなく、必要以上に作り込んでいないかを確認できます。
ゲームのような感覚で、決めた時間内に終わらせようと集中しやすくなる効果もあります。
ただし、時間を短くすること自体が目的ではありません。
適切な完成度で、どの程度の時間が必要なのかを把握するために測ります。
長い仕事は30分単位に分ける
考える必要がある仕事は、「30分以内に全部終わらせる」と決めるのではなく、「30分でどこまで進めるか」を決めます。
例えば、授業の計画を作る場合は、
- 30分で過去の資料と教材を集める
- 次の30分で授業の流れを作る
- 別の30分で教材を準備する
というように分けます。
30分以上かかる仕事を、そのまま一つの仕事として扱うと、進み具合が分かりにくくなります。
「授業を作る」ではなく、
- 教材を決める
- 目標を決める
- 活動の順序を決める
- 必要な物を印刷する
という作業単位に分けます。
仕事が終わらない場合は、能力や集中力だけの問題ではありません。仕事の単位が大きすぎる可能性があります。
30分程度で完了、または区切りを付けられる大きさに分解すると、進捗を管理しやすくなります。
仕事を「作業・思考・待ち」に分ける
仕事は、すべて同じように扱う必要はありません。
私は、仕事を大きく三つに分けて考えると整理しやすいと思います。
作業する仕事
印刷、転記、提出、ファイル整理など、手順が決まっている仕事です。
必要な時間を見積もり、時間を割り当てれば進められます。
考える仕事
支援方法、授業、文書の作成など、判断が必要な仕事です。
考える仕事では、最初から完成を目指すと時間がかかります。
まずは、最低限どこまで作れば次に進められるのかを考えます。
授業であれば、完璧な教材を作る前に、大まかな流れを作って実施してみることもできます。
他の職員の意見が必要な仕事であれば、相談できる程度まで下書きを作り、早めに外へ出します。
人を待つ仕事
管理職や同僚の確認、保護者からの返答など、自分だけでは完了できない仕事です。
この場合は、自分が用意すべき部分を早めに終わらせて相手に渡します。
その後は、返答待ちであることをToDoに残し、別の仕事へ移ります。
相手の返答を待ちながら、頭の中で仕事を抱え続けないことが大切です。
すべてにオリジナリティを加えない
学校の仕事では、すでに十分に機能する型が用意されていることが多くあります。
その場合は、まず型どおりに進めます。
すべての教材、書類、掲示物に、自分なりの工夫を加える必要はありません。
大切なのは、子どもの実態に合わせて変える必要がある部分を見極めることです。
人のケアや個別の支援は、単純なマニュアル化が難しい仕事です。
だからこそ、それ以外の定型的な部分には、既存の型やテンプレートを使います。
手を抜くのではなく、力をかける部分を絞るということです。
環境づくりについても、毎回ゼロから作り直すのではなく、基本となる型を作り、子どもの実態に応じて必要な変更を加えます。
短い空き時間の使い方を決めておく
学校生活の中では、数分程度の空き時間が生まれることがあります。
その時間に何をするのかを、あらかじめ決めておくと有効です。
例えば、
- 短いメモを残す
- 提出書類を一枚処理する
- ToDoを確認する
- 印刷を一件済ませる
- 必要なファイルを開いて内容を確認する
といった仕事です。
ただし、休み時間や給食中は、子どもの安全確認や観察、関係づくりが必要な時間でもあります。
また、教員自身が休憩することも大切です。
空き時間をすべて仕事で埋めることを前提にしてはいけません。
子どもへの対応や必要な休憩を妨げない範囲で、自由に使える短い時間を活用します。
重要な仕事は先に予定へ入れる
締切はないものの重要な仕事は、空いた時間にやろうとしても、なかなか実行できません。
子どもの記録を見返す、支援方法を考える、環境を整えるといった仕事は、あらかじめ予定に入れておきます。
例えば、
「放課後の最初の30分で、今週の記録を見返す」
「水曜日に、来週の教材を確認する」
というように時間を確保します。
ただし、一回で終わらせようとする必要はありません。
30分で終わらなければ、次の30分枠を別の日に用意します。
だらだらと続けるのではなく、区切りを付けて取り組むことで集中しやすくなります。
仕事の圧縮は、子どものための時間を守る技術
仕事を圧縮するというと、短時間で大量の仕事をこなすことのように感じるかもしれません。
しかし、情緒学級担任にとって重要なのは、仕事を隙間なく詰め込むことではありません。
子どもの姿を観察し、記録し、支援を考える時間を守ることです。
そのために、
- 仕事に早めに触る
- 優先順位を決める
- 短い事務仕事を溜めない
- 未処理の入口を限定する
- ToDoを頭の外へ出す
- ゼロから作らない
- 繰り返す仕事を型にする
- 時間を測る
- 大きな仕事を分解する
- 作業、思考、待ちを分ける
といった方法を使います。
定型業務にかかる時間が減れば、予定外の出来事にも落ち着いて対応できます。
子どもへの対応を圧縮するのではなく、子どもに丁寧に対応できる余白を作る。
これが、情緒学級担任の仕事を圧縮するときの基本です。